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資料來源：http://www.englishtown.com.tw/community/Channels/article.aspx?articleName=meetingsomeone

與人開會時，「場合」是決定你表現專業、正式、半正式或輕鬆的主要因素。

正式及專業：

確認所有溝通都必須白紙黑字，透過傳真、電子郵件或傳統信件的方式。說明開會主旨、地點(衛星導航定位/地圖)、日期時間、出席者、特殊要求，及特別餐點要求，避免出席者有禁忌飲食。在開會前先與被邀請人確認是否出席。

確認預訂場地，提供你及出席者的特殊要求。還需要後續追蹤所有環節是否順利進行。並在開會前一天，以電話與出席者確認。如果會議是在中午或下午進行，可以在早上確認，也不失禮節。

半正式：

半正式會議仍然需要寄送邀請函，透過電子郵件或傳真提供開會主旨、地點(衛星導航定位/地圖)、日期時間。開會當天電話確認即可，如果會議在早上進行，可以在一前天與出席者確認，提醒他們做準備。如果會議有提供餐點，提供特別餐點要求，避免出席者有禁忌飲食。

輕鬆：

輕鬆的會議一般不需正式，因此當天以簡訊或簡短電話通知出席者即可。如果會議在早上進行，可以在一前天與出席者確認。 

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